Система управления бизнес-процессами
Современный инструментарий – Система управления Бизнес-процессами «М-3» - средство нового поколения для реализации собственной бизнес-логики предприятия на базе использования многоуровневого комплекса, ядром которого является система
«М-3.ERP», интегрирующая все данные предприятия в единой базе с гарантированной поддержкой целостности объектов.
С помощью модуля
«M3-Workflow» над данными системы проектируются оптимальные, с точки зрения Заказчика, схемы взаимодействия между службами предприятия и на уровне работы с контрагентами - клиентами и поставщиками, обеспечивая четкое, гарантированное исполнение требований стандартов предприятия каждым сотрудником, независимо от его квалификации и стажа работы.
Совокупность бизнес-процессов, принятых на предприятии, образует его подлинную модель управления. Каждый бизнес-процесс в наглядном виде отражает утвержденные правила поведения сотрудников и регламент автоматического формирования документов в той или иной ситуации, включая оповещение заинтересованных руководителей и специалистов различных служб при наступлении тех или иных значимых событий.
Система управления бизнес-процессами, управляющая поведением ERP-системы, позволяет в явном виде описать последовательность выполнения бизнес-функций и вызова соответствующих АРМов и функций системы управления. В результате руководитель имеет полную информацию о реализованных в системе бизнес-процессах и утверждает последние. Это является поистине революционным изменением в сфере информатики, которое вводит системы управления в сферу технических систем, где вначале существует проектная документация, разработанная в соответствии с определенными стандартами.
При таком подходе полностью снимается вопрос о том, подходит ли система с точки зрения специфики данного предприятия, поскольку средствами моделирования бизнес-процессов можно выразить любое своеобразие реальных систем управления. Поэтому для нас не существует сейчас вопроса, подойдет ли система «М-3» конкретному предприятию, - в средстве «M3-Workflow» могут быть смоделированы любые бизнес-процессы, а структурно система «М-3» поддерживает все типы управления производством, логистикой и системой бюджетирования.
Бизнес-процессы призваны как регламентировать повседневную штатную деятельность специалистов предприятия, так и формировать комплекс успешно зарекомендовавших себя мер по отработке последствий существенных отклонений внутренней и внешней среды.
Описание каждого бизнес-процесса предполагает проектирование соответствующих маршрутов документооборота в среде
«M3-Workflow», с возможностью вызовов на определенных стадиях специализированных АРМов «М-3» или универсального интерфейса для уточнения ситуации и ввода дополнительных данных, а также разработку отчетов, используемых управленцами при анализе информации в процессе принятия решений на соответствующих стадиях бизнес процесса.
Таким образом, в результате реализации бизнес-процессов, связанных с отклонениями от плановых условий работы, гарантируется полная и компетентная (с точки зрения обеспечения необходимой информацией) проработка последствий отклонений и производится минимизация их негативных последствий. Появляется возможность оценивать вклад отдельных менеджеров в решение задачи с точки зрения скорости и качества принятия решений. Также появляется информационная база для ведения работы с поставщиками по снижению цен, либо снижению рисков срыва поставок.
Поскольку за каждым элементом бизнес-процесса стоит выполнение задания над объектами системы «М-3» (в фоновом режиме, или непосредственно в интерфейсе АРМов системы), при эксплуатации бизнес-процессов автоматически работают все контрольные функции «М-3» как системы ERP-класса, и управление по мере необходимости автоматически передается между модулями системы в отношении строго определенных объектов.
Это не требует немедленного перевода всех участвующих подразделений на полномасштабное использование системы «М-3», а предполагает выполнение соответствующих функций только по отношению к отдельным бизнес-процессам.
Объединение данных, полученных в рамках исполнения бизнес-процессов, и работы старой системы осуществляется в действующей системе бухгалтерского учета, куда передаются данные из системы «М-3» полученные в результате выполнения бизнес-процессов.
На первом этапе вполне возможно выполнение всех функций бизнес-процесса в одной-двух службах с постепенным распространением на другие подразделения. Постепенно, по мере поглощения бизнес-процессами большинства объектов, старая система начинает отмирать и подразделения переходят полностью на использование соответствующих модулей ПК «М-3», что дает
возможность внедрения системы по отдельным процессам и получения значимых управленческих результатов на промежуточных этапах проекта.
Использование модуля
«M3-Workflow» позволяет обеспечить работу всех пользователей в едином интерфейсе и снять проблемы знания логики системы в целом и отдельных модулей. Пользователи получают задания в почтовом ящике и по нажатию кнопки попадают в АРМ, отчет или опросный лист, определенный схемой бизнес-процесса. Причем средство «М3-Workflow» позволяет проводить тонкую настройку ролей различных сотрудников, в зависимости от многих характеристик объектов (договоров, проектов, контрагентов).
В результате опытная эксплуатация бизнес-процессов, настроенных в результате работы с проектной группой, начинается практически сразу, без какого-либо предварительного обучения. Сотрудники различных подразделений получают задания в своем почтовом ящике в строгом соответствии с их ролями в настроенном бизнес-процессе и выполняют их с возможностью консультироваться у тренеров или у коллег, уже прошедших обучение.
Унифицированный интерфейс, единый подход к формированию заданий бизнес-процесса обеспечивает
быстрое освоение пользователями методов эксплуатации бизнес-процессов и гарантию правильной работы персонала.
Следует отметить, что системы управления бизнес-процессами, интегрированные с ERP-системой, в отличии от систем электронного документооборота работают не столько с документами, сколько с объектами, лежащими в их основе. Они способны различать характеристики информационных объектов, и в зависимости от этого активировать соответствующие бизнес-функции, вызывать АРМы системы, либо предлагать пользователю специальные формы и отчеты. При этом происходит автоматическая передача параметров от информационных объектов ERP-системы. В результате гарантируется работа сотрудников в ERP-системе в полном соответствии с настроенной и утвержденной схемой бизнес-процессов.
Применение системы управления бизнес-процессами позволяет сделать качественный скачок в использовании современных информационных технологий, и главное - сделать преимущества старых технологий реальными для крупных предприятий.
