М-3 Информационная среда руководителя
«М-3.Рабочая среда руководителя» - специализированное решение для руководителей предприятий и ключевых менеджеров, позволяющее получать аналитическую информацию для принятия стратегических решений и создать систему мониторинга деятельности и контроля отклонений по всем сферам деятельности предприятия со стороны высшего руководства.
Решение предусматривает:
- Систему мониторинга отклонений по всем сферам деятельности предприятия.
- Комплекс интерактивных отчетов с графическим интерфейсом с возможностью анализа информации по отклонениям на любом уровне агрегирования и в любых разрезах.
- Возможность формирования поручений сотрудникам по данным отчетов.
- Поддержку обработки документов, поручений и всех видов сообщений, в том числе по специальным закрытым каналам.
- Возможность создания поручений по любой информации.
- Автоматическую проверку хода процесса принятия и исполнения решений по существенным событиям.
Данное решение позволяет определять все значимые отклонения и проанализировать их.
С точки зрения контроля за финансовой деятельностью и исполнительной дисциплиной предприятия по мере внедрения формируется система, позволяющая оперативно анализировать, контролировать и прогнозировать:
- отклонения от бюджета предприятия;
- отклонения стоимости покупаемых ресурсов (удорожание/удешевление);
- обеспечение заказов, плана/факта продаж;
- выполнение проектов предприятия;
- причины незаключения договоров;
- исполнение документов и поручений.
Система позволит предотвратить попытки проведения документов с неуказанным или исчерпанным источником финансирования и исключать, таким образом, возможность перерасхода выделенных бюджетных сумм. Контроль производится за счет применения механизма материального нормирования статей, описания правил и ограничений по целевому использованию денежных средств, взаимозависимостей бюджетных статей, а также правил разнесения по статьям.
В рамках использования данного решения создается:
- комплекс аналитических отчетов в соответствии с потребностями руководителей различного уровня и возможностью анализа информации по отклонениям с необходимым уровнем детализации и в нужных разрезах,
- комплекс обработки документов, поручений и всех видов сообщений, в том числе по специальным закрытым каналам, позволяющий создавать поручения по любой информации.
В результате внедрения специализированного решения «М-3.Рабочая среда руководителя» руководство предприятия получат возможность оперативно анализировать, контролировать и прогнозировать текущее состояние каждого элемента производственного процесса.
Возможности оперативного информирования руководства по отклонениям
На основе средства формирования автоизвещений в системе реализована возможность настройки получения руководителями любой информации в момент фиксации соответствующего события в базе данных. При этом руководитель получает не только сообщение о событии, но и отчет в соответствии с предварительно настроенным шаблоном, содержащим информацию обо всех сторонах хозяйственной деятельности, связанных с этим событием.
Система автоизвещений формирует управленческую культуру качественно нового уровня за счет того, что:
- руководитель гарантированно получает всю интересующую его информацию об отклонениях, в соответствии с настройками событий;
- руководитель получает информацию об отклонениях в момент фиксации события в базе сотрудником низового звена, а не через докладную соответствующего руководителя, прошедшую через управленческие фильтры, порождающие искажения;
- руководитель получает не только информацию об отклонении, но и всю связанную информацию по их последствиям и ранее принятым решениям;
- руководитель может полноценно работать в удаленном режиме: информация об отклонениях и соответствующие отчеты могут приходить ему по электронной почте, независимо от местонахождения.
Возможности мониторинга деятельности предприятия
Система мониторинга является развитием идеологии своевременного информирования руководителей соответствующего уровня об отклонениях. Но в отличие от автоизвещений, мониторинг предполагает не привязку к конкретным событиям, а глубокий анализ ситуации в определенных сферах. Мониторинг осуществляется через отдельный модуль, включающий систему специально разработанных отчетов, рассчитываемых в отложенном режиме и хранящих информацию в специализированных структурах базы данных. Для каждого руководителя также настраивается уровень отклонений от нормальной ситуации, по которому следует предоставлять информацию и соответствующее ее раскрытие.
Данные отчетов могут быть представлены в виде OLAP-куба, позволяющего проводить самостоятельный анализ. Поскольку результаты отчета хранятся в специальных структурах, возможна настройка автоматических извещений над самими результатами, в этом случае руководитель может получать информацию по наиболее существенным отклонениям, не прибегая к изучению самого отчета.
«М-3. Контроллинг»
Модуль «М-3.Контроллинг» предполагает не только выявление всех значимых отклонений, но и факторный анализ их появления с количественной оценкой влияния каждого фактора. Прежде всего, речь идет об анализе затрат с точки зрения конечных факторов отклонений от планового уровня или уровня прошлого периода. Система раскладывает все отклонения по конечным причинам (рост цен ресурсов, уровня оплаты труда, простоев, ремонтов оборудования и т.д.), каждый пункт раскладывается в разрезе составляющих элементов. При этом модуль «М-3.Контроллинг» предполагает построение цепочек раскрытия показателей и глубокий анализ причин отклонений. В результате руководитель не только может проанализировать все существенные отклонения от нормального хода процессов в любой сфере (как это имеет место в рамках мониторинга), но и четко определить количественную оценку факторов, ответственных за эти отклонения.
«М-3.Workflow»
Комплексная система управления потоками работ и организации документооборота, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.
Использование модуля
«М-3.Workflow» в интеграции с функционалом поддержки управленческих решений позволяет не только гарантированно управлять последовательностью управленческих действий и их оперативностью, но и повысить качество самого принятия решений.
Модуль
«М-3.Workflow» предусматривает возможность создания собственных схем бизнес-процессов (референтных моделей) с возможностью введения на любых стадиях новых, сколь угодно сложных функций дополнительного контроля по сравнению со стандартной бизнес-логикой системы. Он позволяет также прямо на схеме указать извещения и отчеты, посылаемые различным управленцам на соответствующей стадии бизнес-процесса в зависимости от ее результатов. В том числе данный модуль позволяет установить принудительное изучение отчета до принятия решения. При этом система поддерживает целостность процесса принятия управленческих решений с точки зрения отслеживания всех его последствий: пока всеми участниками не отработаны все последствия решения, оно считается неотработанным.
Более того, модуль
«М-3.Workflow» может использоваться как единая интеграционная среда, поскольку позволяет подключать АРМы различных систем и тем самым образует сквозное средство управления бизнес-процессами предприятия.
Комплексное рабочее место руководителя с использованием новых управленческих технологий
Использование всех названных управленческих технологий вызывает необходимость переосмыслить концепцию рабочего места руководителей высшего и среднего звена на предприятии. В сегодняшних решениях такой проблемы не стоит, поскольку ERP-системы сами по себе являются системами учета и планирования ресурсов. Как правило, этими вопросами руководители высшего уровня не занимаются. Использование же новых управленческих технологий предполагает личное участие руководителя в выработке и принятии управленческих решений на основе имеющейся информации, управленческую реакцию на поступающие извещения о существенных отклонениях, а также анализ сложных ситуаций и оценку работы руководителей, подразделений и предприятия в целом на основе использования сложных интегрированных отчетов.
Предлагаемая модель рабочего места руководителя предусматривает объединение в едином интерфейсе внешней и внутренней информации. Информация предоставляется руководителю в виде извещений, отчетов, проектов управленческих решений и документов в рамках бизнес-процессов. При этом вся аналитика представлена в максимально графическом виде, позволяющим сразу увидеть качественные характеристики отклонений.
