Документооборот
Модуль «Документооборот» предназначен для обеспечения хранения и обработки слабо структурированной информации (переписка, инструкции, приказы и т.д.).
Модуль представляет собой логически единое хранилище документов или, другими словами, централизованную картотеку. Работа идет от учетной карточки этой самой картотеки. Основной упор делается на хранение документов и их атрибутов, а также на обеспечение своевременной обработки этих документов на рабочих местах.
Документы привязываются к иерархическому классификатору, причем один документ может быть привязан к произвольному количеству классификаторов. Классификаторы могут быть общие, доступ к которым открыт всем сотрудникам, и частные. Доступ к частному классификатору имеет только его владелец и человек, которому владелец передал права на свой классификатор. Для любого документа может быть ограничен доступ пользователей к нему с помощью установки специальных (дополнительных) прав на документ.
Для любого документа можно задать маршрут, по которому будет проходить визирование документа. В модуле ведется справочник, где для каждого типа документов определяются возможные задания маршрутизации и условия выполнения этих заданий. Для любого типа документа с заданным набором значений аналитики (признаков) можно просмотреть шаблон прохождения (задаваемый в приложении
M-3 Workflow) в рамках того или иного бизнес-процесса.
На каждый тип документа можно задавать свой набор заданий визирования.При этом на любое из заданий можно поставить условие выполнения в виде обработки объекта М-3. Возможность изменения объектов предоставляется либо через функцию, либо через редактирование некоего заданного набора полей объекта. Таким образом гарантируется выполнение задания, причем в рамках, определенных пользователями, настраивающими систему.
Функции модуля «Документооборот:
- Ведение личных и общественных произвольных древовидных классификаторов документов;
- Ведение электронного регистра документооборота;
- Возможность привязки документов к различным классификаторам;
- Ведение регистра маршрутов документов с указанием ответственных лиц на каждом узле маршрута;
- Ведение системы визирования документов согласно маршрутам с возможностью отказов и визирования с оговорками;
- Создание резолюций на основании приказов и распоряжений, которые будут в дальнейшем являться основанием для создания поручений с последующим контролем своевременности их выполнения;
Контроль может осуществляться как визуально, например просроченные поручения выделяются красным цветом, так и с помощью настройки ряда извещений: о приближении сроков выполнения; о том, что выполнение данного поручения просрочено и.т.д. Каждое выполненное поручение может сопровождаться отчетом исполнителя или группы исполнителей. В процессе исполнения могут быть посланы запросы на отсрочку выполнения задания каждым конкретным сотрудником в отдельности. По этим запросам срок исполнения может быть либо перенесен на другую дату, либо оставлен старым. Все эти возможности позволяют руководителю своевременно контролировать выполнение приказов и распоряжений по предприятию.
- Ведение журнала работы с документами и отслеживание сроков исполнения маршрутов;
- Создание архива для хранения документов;
- Привязка электронных образов в любом формате, обрабатываемом приложением, поддерживающим технологию OLE Automation Server, к каждому узлу маршрута документов;
- Формирование шаблонов документов с помощью Мастера шаблонов документов;
- Использование «Почтового ящика» для работы с поступившими на визирование документами и с объектами, пришедшими для выполнения над ними действий в рамках M-3 Workflow (возможность предоставляется, если установлен M-3 Workflow);
- Возможность импортирования электронных образов документов в БД «М-3»;
- Развитая система управлениями правами доступа.
Каждая выполняемая функция из открытой библиотеки может повлечь за собой выполнение ряда других функций, если это определено в иерархии выполнения.
Маршрут в общем случае является ориентированным графом с начальным и конечным узлом. Также здесь присутствует информация, куда (сотруднику или отделу) должен отправиться документ для визирования; задание (что именно следует сделать адресату в узле маршрута); акцептованность; согласие/несогласие; дата проставления акцепта; задержка проставления акцепта; резолюция и примечание; количество дней, за которое надо акцептовать; критическая дата, до которой надо акцептовать.
Составной частью системы «М-3» является «М-3 Инбокс», предназначенный для обработки пользователем поступивших на визирование документов и работы с объектами, пришедшими для выполнения над ними действий в рамках
M-3 Workflow (возможность предоставляется, если установлен M-3 Workflow), поручениями и сообщениями. В общем смысле - это аналог папок «Входящие» и «Отправленные» приложения Microsoft OutLook Express.
«Почтовый ящик» предоставляет возможность пользователю видеть на экране в целом список объектов и документов, которые нужно обработать, или поручений, которые требуют выполнения. При необходимости здесь же можно просмотреть историю обработки документа или объекта, переписку, связанную с ней, а так же просмотреть электронный образ документа.
Отдельно ведется работа с поручениями. Они ограничены временными рамками исполнения. Система позволяет фиксировать полученные поручения и отслеживать выполнение как отданных пользователем, так и полученных поручений.
Ведение общей переписки в рамках системы М-3 аналогично ведению переписки в почтовых системах.
«Почтовый ящик» позволяет при необходимости быстро перейти в Канцелярию, для этого на экране выведены структурированные в соответствии с представлениями документы системы «М-3».
