М-3 Управление проектами
Программный продукт «Управление проектами» позволяет решать полный цикл задач, связанных с ведением проектной деятельности: планирование ресурсов, формирование команды исполнителей и назначение им определенных задач, регулярные проверки состояния работы (эффективность расхода времени, выполненные и просроченные поручения, отклонения по срокам и бюджету и т.д.). Благодаря этому модулю, руководитель получает оперативную информацию о деятельности сотрудников, степени их текущей загруженности, совершенных затратах и выполненных работах.
С точки зрения планирования и оперативного контроля вся деятельность предприятия может быть поделена на три части-задачи:
мелкие разовые задания (поручения), которые выдаются менеджерами разного уровня своим подчиненным - решение этой задачи нашло свое отражение в системе «М-3» в АРМе «Почтовый ящик»;
задача производственного планирования, диспетчирования и контроля с подробным описанием повторяющихся или типовых технологических процессов – решается в модуле «Производство»;
задачи планирования и контроля, для которых нецелесообразно подробное описание технологии производства, в силу их уникальности, «одноразовости». Классическими примерами подобного рода задач являются работы по НИОКР, строительство, ремонты, вывод нового товара на рынок и т.п.
Данный программный продукт в полной мере предоставляет возможности таких программных средств как «SpiderProject», «Primavera» и «MSProject», однако имеет существенные преимущества в силу того, что является частью интегрированной системы управления предприятием. Это дает возможность пользователю, планировать бюджет проекта как часть общего бюджета предприятия со всеми вытекающими из этого преимуществами, всегда точно знать, какие документы «сопровождают» работы проекта, отслеживать создаваемые заявки МТС, заключенные договора по проекту, сформированные заказы сбыта.
В основу логики управления проектом положено понятие «стандартного хода проекта», который укрупненно состоит из ряда последовательных и взаимосвязанных этапов:
постановка задачи (фиксация цели проекта);
планирование (выработка плана и бюджета);
контроль и анализ исполнения, коррекция планов;
закрытие проекта по формальной процедуре и анализ статистических данных.
Его основная задача - предоставить пользователю удобный инструмент для исполнения этих этапов, интегрированный в комплексную информационную систему.
В соответствии с описанными этапами программный продукт «Управление проектами» разделен на два основных АРМа: «Формирование проекта» и «Выполнение проекта».
В основе интерфейсно-функционального решения задачи формирования проекта лежит метод сетевого планирования с использованием диаграммы Ганта. Она представляет собой совмещение сетевого и календарного графика, и здесь каждый проект представляется в виде набора отдельных операций (работ), которые связаны друг с другом различными условиями.
Для описания сетевого графика могут использоваться все типы связей между задачами, а также все возможные виды ограничений, накладываемых на сами задачи (таких как «Начать точно в…», «Как можно раньше», «Закончить точно в…» и т.д.). Помимо этого можно описать часть проекта как составную задачу, так называемую «задачу-гамак», в которую может входить неограниченное число подуровней.
Для облегчения работы по оптимизации созданного проекта в модуле поддерживается логика критического пути и временных резервов. Применение этой широко известной методики позволяет добиться при планировании проекта наилучших результатов в минимально возможные сроки.
Однако, минимальные сроки выполнения работ - далеко не единственное обстоятельство, влияющее на осуществление проекта в целом. Зачастую максимальная скорость выполнения работ не может быть достигнута, поскольку для этого не хватает ресурсов.
У всех видов ресурсов есть общий знаменатель - деньги. Единица любого материального ресурса имеет определенную стоимость: люди и оборудование бесплатно не работают. Совокупность всех возможных затрат составляет бюджет проекта. Бюджет, как правило, жестко ограничен, что оказывает серьезное влияние на сроки исполнения проекта и саму его осуществимость. Если недостаток людей и оборудования в большинстве случаев приводит лишь к замедлению осуществления проекта, то недостаток средств на материальные ресурсы означает невозможность осуществления проекта в целом. Средства модуля «Управление проектами» позволяют нам однозначно определить статьи бюджета, по которым финансируется та или иная работа и сумму, которая ограничивает затраты на работу в рамках данной статьи. Модуль позволяет указать фиксированную сумму или произвести расчет суммы статьи бюджета по произвольному алгоритму расчета, а также указать порядок распределения суммы по каждой статье, если он отличен от стандартного механизма распределения по квантам бюджета. Для сформированного бюджета проекта есть возможность просмотра сумм возможной экономии денежных средств на приобретение ресурсов.
Также для каждой работы может быть установлен произвольный набор ресурсов, требуемых для ее исполнения, наличие на складе и сроки поставки, в которых будут учитываться при обеспечении данного проекта при помощи логики работы модуля
«Логистика» интегрированной системы «М-3».
Модуль предоставляет возможность в любой момент времени получать исчерпывающую информацию, касающуюся работы проекта (связанные с работой договоры, счета, заказы сбыта и службы МТС).
Кроме того, каждая задача может обладать целым набором настраиваемых аналитических признаков, что в существенной мере облегчает работу по хранению дополнительных данных о проекте и последующую работу по выборке данных и получению отчетов.
После того как проект в первом приближении готов, ведущий проекта получает возможность отправить его на согласование тем ответственным лицам, которые были указаны в описании работ. При инициировании такого процесса система автоматически рассылает извещения всем ответственным лицам с указанием перечня работ, которые планируются под их ответственность. Далее, через модуль
Документооборота происходит итерационный процесс согласования плана проекта до полной увязки всех конфликтных моментов. Окончание согласования дает возможность визирования проекта и перевода его в статус утвержденного.
По достижении даты запланированного начала, проект из статуса утвержденного становится исполняемым и пользователь получает возможность контроля за ходом исполнения проекта.
Модуль оснащен возможностью настраиваемого вывода на печать созданного проекта в виде диаграммы Ганта, а также настраивающимися отчетами любой сложности.
После утверждения проекта любые изменения, вносимые в его структуру, строго документируются. У пользователя есть возможность настройки автоматических извещений для своевременного получения информации об изменениях, сделанных другими пользователями. Хранящаяся история корректировок работ проекта позволяет определить - когда, каким пользователем и на основании каких документов проводилась та или иная корректировка. Совокупность историй каждой работы объединяется в общую историю изменения проекта.
Модуль включает в себя развитую систему индивидуальных цветовых настроек и настроек отображения диаграммы Ганта.
Деятельность любого предприятия может быть условно разбита на постоянную и проектную. Постоянная деятельность, обычно связанная с основным производством, повторяется изо дня в день и достаточно отлажена и прогнозируема. В отличие от этого проектная деятельность связана с созданием новых продуктов или услуг и, в силу своей новизны, менее предсказуема и имеет повышенные риски. Проектная деятельность отличается от постоянной и должна управляться по-другому. И в управлении проектной деятельности, конечно, очень важным этапом является качественный контроль над процессом исполнения проектов.
В первую очередь контроль невыполнения в срок заданий. Контроль может осуществляться по строго оговоренным срокам невыполнения, либо независимо от количества дней недовыполнения по всем невыполненным заданиям. Контроль документов также происходит по различным схемам проверки. Контроль бюджета - как правило, достаточно только по контрольным точкам сумм и процентов приходов и расходов, однако может использоваться и более распределенный по времени контроль. Для ресурсоемких бизнесов - строительство, промышленность – контроль ресурсов.
Контроль проектной деятельностью предприятия предусматривает использование технологий отчетов OLAP, которые позволяют на любую дату получать как детальную, так и агрегированную информацию по любому сочетанию показателей шкал и любым фактическим данным, сохранять полученные результаты для дальнейшего сравнения и имеют очень высокую оперативность получения результата. Аналитические возможности системы постоянно расширяются путем добавления недостающих шкал и фактических показателей.
