Финансы
Модуль «Финансы» предназначен для автоматизации учета всех внешних финансовых обязательств предприятия, как реальных, так и планируемых, а также контроля исполнения этих обязательств как с финансовой стороны (путем безналичных платежей, наличных платежей и актов взаимозачета), так и со стороны поставок товаров и услуг (путем регистрации накладных и актов выполненных работ).
В основу модуля положены четыре учетных регистра «Договоры», «Финансовые документы», «Расчеты» и «Ценные бумаги».
В учетном регистре «Договоры» под договором понимается наличие договорных отношений с контрагентом (организацией или физическим лицом) с определенной тематикой, включая дополнительные соглашения, гарантийные письма и даже устные договоренности. Однако, чаще всего договор - это отражение реально существующего (или предполагаемого) документа. В этом случае он является важнейшим разрезом для анализа финансовых обязательств. Договоры делятся по характеру взаимотношений с контрагентом на доходные (платежи в пользу фирмы) и расходные (покупка фирмой товаров и услуг). По каждому договору регистрируются условия поставок и расчетов, планы поставок и календарный график платежей. Таким образом, данный регистр служит с одной стороны источником учетной информации в процессе отражения в системе "М-3» исполнения договора, а с другой стороны является важным аналитическим разрезом.
Учетный регистр «Финансовые документы» предназначен для учета текущих финансовых обязательств предприятия (ведение счетов к оплате и к получению, планируемых и произведенных). Понятие Счет не совпадает с понятием счета как определенного документа, а представляет определенную характеристику управленческого значения соответствующих событий. Формирование счета означает появление обязательств в нашу пользу (счета к получению) или в пользу контрагентов (счета к оплате), что влечет за собой соответствующие бухгалтерские проводки. Система позволяет отслеживать получение/отгрузку товаров/услуг по отдельным счетам. При этом процесс учета отгрузки автоматизируется системой путем ведения планов отгрузки, планов поставок по договорам, отгрузочных документов и соотнесения этой информации с исполнением финансовых обязательств. Счета являются основным инструментом для учета и анализа дебиторской и кредиторской задолженностей с точки зрения финансового менеджера.
Учетный регистр «Расчеты» представляет собой регистр системы, каждая запись которого содержит информацию о предполагаемом/полном фактическом/частичном закрытии финансового обязательства, а также о способе этого закрытия. Платежи могут иметь безналичный характер, наличный или характер взаимозачета. В один платеж могут попадать данные из нескольких счетов и наоборот, один счет может оплачиваться несколькими платежами.
Учетный регистр «Ценные бумаги» предназначен для учета векселей и операций по ним. Так как вексель имеет двойную сущность, в системе «М-3» он учитывается как ресурс на складе и как платежное средство в Финансовом модуле. Вексель может быть куплен или продан как ресурс, или может выступать в качестве платежного средства по счетам. По векселям, зарегистрированным в АРМе, может быть сформирован реестр векселей с указанием дат и операций, совершенных над векселем.
Функции учетного регистра «Договоры»:
- Ведение регистра договоров;
- Поддержка «истории» существования договора по выбранным для контроля реквизитам, в том числе, ведение планируемых вперед изменений с автоматической актуализацией по указанной дате;
- Ведение иерархического регистра главных и подчиненных договоров (доп. соглашений, приложений и т.д.) и удобная навигация по иерархическому регистру;
- Ведение графиков платежей по договору в обе стороны;
- Ведение графика поставок покупаемых (для расходных договоров) и продаваемых (для доходных договоров) ресурсов и услуг с детализацией плана поставок;
- В интеграции с модулем «Бюджеты» привязка договоров к определенным статьям бюджетов и возможность установления правил взаимоотнесения использования доходной и расходной части;
- Возможность отслеживания состояние договоров, включающая просмотр выписанных по данному договору счетов, контроль выплат и поставок;
- Сортировка и фильтрация записей в регистре по сочетанию любых задаваемых пользователем условий;
- Большое количество сводных отчетов по полученным пользователем выборкам из регистра.
Функции учетного регистра «Финансовые документы»:
- Ведение электронного регистра финансовых документов (ФД) к оплате и к получению по мультивалютной схеме с возможностью контроля и фактического осуществления платежей в разных валютах;
- Учет позиций «выставлено» и «принято» по ФД как в целом по сумме, так и по сумме спецификации или по финансовому составу (наценки, налоги и т.д.);
- Привязка ФД напрямую к контрагенту при отсутствии зарегистрированного в системе договора;
- В интеграции с модулем «бюджеты» привязка финансовых документов к статьям бюджетов;
- Автоматический акцепт оплаченной суммы по ФД из регистра «Расчеты» с контролем расходов по договору, если таковой имеется;
- Автоматический акцепт суммы полученных товаров/услуг из модулей «Сбыт» и «Материально-техническое снабжение» с контролем и сопоставлением по сумме «Оплачено»;
- Возможность принудительного (ручного) установления оплаченности ФД и его закрытия.
- Реализация попозиционного и календарного контроля исполнения договорных обязательств, а также суммового и календарного контроля оплаты отгруженной продукции;
- Сортировка и фильтрация записей в регистре по сочетанию любых задаваемых пользователем условий;
- Большое количество сводных отчетов по полученным пользователем выборкам из регистра.
Функции блока «Расчеты»:
- Ведение электронного регистра расчетов по схемам безналичных (оформление и отправка платежных поручений и регистрация банковских выписок) и наличных (регистрация кассовых ордеров) платежей, а также по механизму взаимозачета финансовых документов;
- Автоматическая регистрация прохождения платежей через банк на основе электронного массива регистрации банковских выписок с соответствующим изменением состояния ФД;
- Автоматическая регистрация прохождения платежей через кассу на основе электронного массива регистрации кассовых ордеров с соответствующим изменением состояния ФД;
- Автоматическая регистрация факта подписания акта взаимозачета с соответствующим изменением состояния ФД;
- Ведение электронного регистра валютных документов предназначенного для регистрации в системе валютных документов, которые используются при безналичных расчетах через банк, таких как: Заявление на перевод валюты, Заявление об обязательной продаже валюты, Заявление на покупку валюты и т.д.
- Автоматическое распределение поступивших валютных платежей по счетам, связанных с ГТД;
- Автоматическое списание безнадежных задолженностей на финансовый результат путем формирования ведомости погашения счета;
- Формирование по вышеперечисленным событиям электронных образов хозяйственных операций для последующей обработки и проведения соответствующими службами бухгалтерии;
- Формирование и печать стандартных выходных форм (платежных поручений и т.п.);
- Сортировка и фильтрация записей в регистре по сочетанию любых задаваемых пользователем условий;
- Ведение Книги покупок и Книги продаж;
- Большое количество сводных отчетов по полученным пользователем выборкам из регистра.
Функции учетного регистра «Ценные бумаги»:
Регистр позволяет выполнить такие операции с ценными бумагами как:
- Получение в качестве оплаты;
- Покупка векселя;
- Эмиссия векселя;
- Передача в счет погашения задолжности;
- Продажа векселя;
- Предъявление векселя к оплате;
- Формирование реестра векселей;
- Сортировка и фильтрация записей в регистре по сочетанию любых задаваемых пользователем условий;
- Формирование по вышеперечисленным событиям электронных образов хозяйственных операций для последующей обработки и проведения соответствующими службами бухгалтерии.
