Система управления бизнес-процессами «М-3» или информатика «с человеческим лицом»
(доклад на конференции «Информационные технологии в проектировании и производстве», Шалюхин Д.В., президент компании «КСТ-«М-3», 3-4 декабря 2009 года)
В условиях развития конкуренции на всех рынках, к информационным системам предъявляются требования реального повышения эффективности деятельности предприятий и производительности труда сотрудников. Многочисленные исследования систем управления промышленными предприятиями говорят о том, что резервы повышения производительности труда сотрудников за счет автоматизации частных задач в основном реализованы, и вряд ли можно надеяться на качественные сдвиги за счет развития данного направления.
Основные резервы повышения эффективности имеются в самом процессе взаимодействия сотрудников и подразделений и могут быть высвобождены за счет использования современных систем управления бизнес-процессами, в частности системы
«M3-Workflow». Это становится все более очевидным руководителям предприятий, поскольку они видят, что даже масштабное внедрение систем САПР и ERP-систем не ведет к принципиальному сокращению цикла разработки и запуска изделий. Требуется автоматизация именно процесса взаимодействия подразделений при выполнении сложных проектов, особенно в случаях существенных отклонений в сроках поставок, графике финансирования и выполнения работ подразделениями и субподрядчиками.
Это признано профессиональными кругами и теперь дело только за энергией руководителей по освоению современных технологий управления бизнес-процессами. Я же хотел бы остановиться на вопросах изменения всего подхода к внедрению ERP-систем при использовании технологий управления бизнес-процессами, в частности в рамках внедрения российской системы
«М-3».
Появление полноценного проекта системы управления предприятием
Прежде всего, использование системы управления бизнес-процессами, интегрированной с ERP-системой, создает проект информационной системы. До сих пор приобретение ERP-системы предприятиями напоминало покупку черной кошки в темной комнате. Нормального, обозримого человеком описания ERP-системы не существовало. Вряд ли это вообще возможно, поскольку ERP-системы отвечают за обеспеченность всеми видами ресурсов заказов клиентов и реализованы, прежде всего, как система встроенных процедур над базой данных. Увидеть это в принципе невозможно. Система управления бизнес-процессами, управляющая поведением ERP-системы, позволяет в явном виде описать последовательность выполнения бизнес-функций и вызова соответствующих АРМов и функций системы управления.
В результате руководитель имеет полную информацию о реализованных в системе бизнес-процессах и утверждает последние. Это является поистине революционным изменением в сфере информатики, которое вводит системы управления в сферу технических систем, где вначале существует проектная документация, разработанная в соответствии с определенными стандартами. Это касается проектирования зданий и сооружений, коммуникаций, центров обработки данных, компьютерных сетей и др. Теперь те же принципы можно распространить и на проектирование систем управления с реализацией на конкретной ERP-системе.
Как важное следствие данного момента, полностью снимается вопрос о том, подходит ли система с точки зрения специфики данного предприятия, поскольку средствами моделирования бизнес-процессов можно выразить любое своеобразие реальных систем управления. Поэтому для нас не существует сейчас вопроса, подойдет ли система «М-3» конкретному предприятию, - в средстве «М3-Workflow» могут быть смоделированы любые бизнес-процессы, а структурно система «М-3» поддерживает все типы управления производством, логистикой и системой бюджетирования.
Возможность внедрения системы по отдельным процессам и получения значимых управленческих результатов на промежуточных этапах проекта
Основной проблемой внедрения ERP-систем на крупных предприятиях является невозможность полноценного внедрения их «по кускам». На самом деле этот «недостаток» является прямым продолжением их достоинства в плане интегрированности модулей и целостности данных, за что, собственно, предприятия и покупают данные системы.
В рамках самих ERP-систем данная проблема не может быть решена в принципе. Нельзя внедрять модуль управления производством, не внедрив логистику и склады, поскольку в этом случае система не будет иметь информации о текущем обеспечении позиций плана материалами и комплектующими. Аналогичные проблемы возникают и в других сферах управления предприятием.
В результате неизбежно ERP-система требует внедрения сразу нескольких модулей, затрагивающих несколько служб, что на крупных предприятиях становится крайне сложной организационной задачей. При внедрении отдельных бизнес-процессов осуществляется выполнение всех функций, требуемых ERP-системой в отношении строго определенных объектов. Это не требует перевода всех участвующих подразделений на полномасштабное использование системы «М-3», а предполагает выполнение соответствующих функций только по отношению к отдельным бизнес процессам.
Объединение данных, полученных в рамках эксплуатации бизнес-процессов и данных из старой системы, осуществляется в действующей системе бухгалтерского учета, куда передаются данные из системы «М-3», полученные в результате выполнения бизнес-процессов. На первом этапе вполне возможно выполнение всех функций бизнес-процесса в одной-двух службах с постепенным распространением на другие подразделения. Постепенно, по мере поглощения бизнес-процессами большинства объектов, старая система начинает отмирать, и подразделения переходят полностью на использование соответствующих модулей ПК «М-3».
Быстрое освоение пользователями нового интерфейса работы в бизнес-процессах. Гарантия правильной работы персонала
При числе пользователей более 30 обучение персонала становится самостоятельной и достаточно трудоемкой задачей. Использование
«M3-Workflow» позволяет обеспечить работу всех пользователей в едином интерфейсе и снять проблемы знания логики системы в целом и отдельных модулей. Пользователи получают задания в почтовом ящике и по нажатию кнопки попадают в АРМ, отчет или опросный лист, определенный схемой бизнес-процесса. Причем средство «М3-Workflow» позволяет проводить тонкую настройку ролей различных сотрудников, в зависимости от многих характеристик объектов (договоров, проектов, контрагентов и т.д.). В результате опытная эксплуатация бизнес-процессов, настроенных в результате работы с проектной группой, начинается практически сразу, без какого-либо предварительного обучения. Сотрудники различных подразделений получают задания в своем почтовом ящике в строгом соответствии с их ролями настроенного бизнес-процесса и выполняют их, с возможностью консультироваться у тренеров или у коллег, уже прошедших обучение.
Постановка методологии внедрения ERP-системы «с головы на ноги». Включение высшего руководства на ранних этапах реализации проекта
Традиционное внедрение ERP-систем объективно вынуждено начинаться с модулей нижнего уровня и только после их полного внедрения переходить к модулям планирования, управленческого учета и контроллинга, используемых высшим руководством предприятия. Реальные трудности внедрения на крупных предприятиях приводят к тому, что модули нижнего уровня берут на себя все силы и все время проекта так, что руководство практически теряет к нему интерес и до наиболее существенной части ERP-системы дело вообще не доходит.
Такой подход к внедрению ERP-систем носит объективный характер, и сам по себе не может быть преодолен. Модули нижнего уровня (складской учет, финансовые расчеты, кадры, конструкторско-технологические спецификации, учет оборудования) создают те справочные данные, на которых только и может базироваться дальнейшая работа модулей планирования и контроллинга. Разумеется, у нас нет чудесного рецепта, как организовать правильное планирование и MRP-расчет на невыверенных справочниках материалов, когда одному материалу соответствует несколько названий из финансовых документов. Однако, применение специальных бизнес-процессов позволяет вести работу по уточнению справочников параллельно эксплуатации системы, - при появлении нового названия работа не прерывается, а запускается бизнес-процесс его уточнения и отражения в справочнике. В результате такого подхода на первом этапе достаточно выверить 30% номенклатуры, обеспечивающей 80% операций, остальные позиции можно выверять в рамках бизнес-процессов параллельно с эксплуатацией.
Другим направлением нашей работы по скорейшему внедрению модулей верхнего уровня является построение системы в направлении постепенного уточнения данных. Система планирования в системе «М-3» начинается в модуле стратегического планирования, практически не предъявляющего серьезных требований к детальности исходной информации. Она позволяет использование неполного состава изделия и приблизительных технологических карт с непротиворечивым пересчетом плана при появлении утвержденной конструкторско-технологической документации. Такой подход даёт возможность реально внедрить модуль управления производством системы «М-3» на предприятиях мелкосерийного типа, начинающих заказ комплектующих и материалов до полного завершения работ по выпуску конструкторско-технологических спецификаций.
Применение данных подходов при использовании системы управления бизнес-процессами на базе «М3-Workflow» позволяет привлечь высшее руководство к реальному использованию системы на раннем этапе реализации проекта.
Соотношение систем управления бизнес-процессами и систем документооборота. Мифы и реальности в интеграции систем управления БП с ERP-системами
И, наконец, важно с самого начала провести черту между реальностью и мифами, окружающими системы управления бизнес-процессами. Современные подходы к маркетингу, в особенности у ведущих зарубежных фирм, предполагают мифотворчество вокруг новых технологий. Мы были свидетелями этого вокруг технологий CASE-проектирования, когда иные аналитики считали программирование вообще устаревшей профессией, мы также помним мифы вокруг CALS-технологий и, собственно, ERP-систем. Поэтому очень важно в отношении систем управления бизнес-процессами с самого начала применить трезвый подход с четким понимаем границ применения данной технологии и реальных ожиданий.
Прежде всего следует сразу понимать принципиальную разницу современных систем управления бизнес-процессами и систем документооборота. Несмотря на внешнюю схожесть схем в стандартах IDEF, между данными технологиями, что называется «дистанция огромного размера». Системы электронного документооборота позволяют работать только в логике, собственно, документов, реализуя маршруты визирования и систему выполнения поручений. Системы управления бизнес-процессами, интегрированные с ERP-системой, работают не столько с документами, сколько с объектами, лежащими в их основе. Они способны различать характеристики информационных объектов, и, в зависимости от этого, активировать соответствующие бизнес-функции, вызывать АРМы системы, либо предлагать пользователю специальные формы и отчеты. При этом происходит автоматическая передача параметров от информационных объектов ERP-системы.
В результате гарантируется работа сотрудников в ERP-системе в полном соответствии с настроенной и утвержденной схемой бизнес-процессов. Поэтому, несмотря на безусловную полезность внедрения систем документооборота на предприятиях, следует понимать, что это совсем не система управления бизнес процессами и переход к последней осуществляется не столько с точки зрения документооборота, сколько исходя из возможностей ERP-системы.
Другим моментом мифотворчества вокруг систем управления бизнес-процессами является утверждение, что существуют некоторые общие конструкторы, и разработанные в них схемы могут быть легко подключены к любым ERP-системам. В целом это очень напоминает прежние мифы о возможностях CASE-проектирования. Реально все же нужно отдавать себе отчет, что сложные ветвления процессов, требующие написания специальных функций к базе данных, а также передачи параметров от информационных объектов к вызываемым АРМам и ряд других вопросов требуют все же программирования или достаточно сложных настроек, выполняемых специалистами в конкретной ERP-системе. Поэтому использование универсальных средств вполне может использоваться на стадии концептуального проектирования системы управления, но на уровне рабочего проекта схемы бизнес-процессов должны использоваться средства, интегрированные с конкретной ERP-системой, в частности,
«M3-Workflow» для системы
«М-3».
В целом можно сделать общий вывод, что применение системы управления бизнес процессами позволяет сделать качественный скачок в использовании современных информационных технологий, и главное - сделать преимущества старых технологий реальными для крупных предприятий.
