Методика изучения и оценки системы «М-3» до заключения договора
В процессе выбора и принятия решения о приобретении интегрированной системы возникают проблемы, существенно отличающиеся от процесса принятия решения по выбору технологического оборудования. Основной проблемой является отсутствие для ERP-систем четкого перечня проверяемых технических параметров, а также принципиальная невозможность ее испытания или даже просто знакомства со всеми функциональными возможностями на преддоговорной стадии.
ERP-систему в принципе невозможно «посмотреть». В каждый момент времени можно видеть один или несколько экранов, но в системе их тысячи. Можно продемонстрировать отдельные элементы целостности системы, например, показать, что при выведении из строя рабочего центра соответствующие заказы в другом АРМе показываются как необеспеченные мощностями. Но не более того. Создание полного демонстрационного примера на данных предприятия займет несколько месяцев труда квалифицированных специалистов и фактически означает выполнение, по крайней мере, 60% работ по внедрению системы, т.е. на преддоговорной стадии это невозможно по экономическим причинам.
Компания «КСТ-М-3» постоянно работает над технологиями преддоговорного ознакомления с системой и технологиями внедрения, чтобы сделать процесс принятия решения достаточно обоснованным и комфортным для руководства предприятия.
Именно поэтому мы активно рекомендуем схему использования системы «М-3» на условиях аренды с возможностью последующего выкупа по текущим ценам в любой момент по желанию предприятия. В этом варианте в соответствии с нашими стандартами уже после первого квартала совместной работы на предприятии установлена система, отконвертированы данные, группа внедрения прошла обучение и изучила пример, отражающий специфику предприятия, а также составлен план-график внедрения с соответствующим проектом приказа. На этой стадии уже абсолютно ясно, каким образом будет идти дальнейшее внедрение, и предприятие вправе по желанию прервать контракт или продолжить его. Такая форма взаимоотношений значительно снижает все риски, связанные с выбором системы и позволяет достаточно быстро заключить договор. Кроме того, само предложение таких условий с нашей стороны является свидетельством нашей уверенности в качестве системы «М-3» и технологии внедрения, - мы знаем, что практически никогда проекты прерваны не будут, и руководство предприятий в целом будет удовлетворено промежуточными результатами внедрения.
Исследование системы на основе нашего сайта. На основе материалов нашего официального сайта, прежде всего, можно оценить общий функционал системы и ее технический уровень. Обращаем внимание, что статьи нашего сайта разрабатывались и утверждались с максимальной проработкой и в этом смысле они гораздо информативнее любого разговора при демонстрации или на семинаре. Разумеется, на сайте описаны не все возможности (это все же не документация), однако здесь названы все ключевые моменты, определяющие уровень разработки соответствующих модулей. В этом смысле информация сайта вполне достаточна, чтобы определить уровень системы, а именно: способна ли она охватить все проблемы предприятия. Отдельные экраны демонстрируют организацию интерфейса системы и дают представление о модулях. На сайте в разделе «Аналитика» имеются материалы по оценке экономического эффекта от внедрения системы и описаны технологии внедрения. В разделе «Горячая линия» можно познакомиться с вопросами специалистов предприятий. Для нас важно, чтобы Ваши специалисты имели возможность убедиться, что ничего важного не пропустили при знакомстве с функционалом системы.
Оценка выполненных проектов и получение информации об их выполнении. На указанном сайте в разделе «Проекты» даются краткие характеристики реализованных проектов. Этой информации вполне достаточно для определения типов заказчиков системы «М-3» и соотнесения их с уровнем и отраслевой спецификой собственного предприятия.
На основании анализа сайта становится вполне возможным сделать компетентное общее заключение о соответствии уровня системы уровню и потребностям предприятия для ведения последующего изучения.
Контакты с руководителями проектов предприятий, внедривших соответствующие модули системы «М-3». На нашем сайте Вы можете найти прямые адреса руководителей проектов соответствующих предприятий и можете им написать. Также на сайте есть четкая информация, какие модули внедрены на соответствующих предприятиях. Здесь следует обратить внимание, что карта внедрений свидетельствует не столько об особенностях системы и ее соответствии специфике предприятий, сколько об особенностях управления предприятиями, в основном, субъективного характера. Так, например, даже среди наших партнеров на ФГУП «ОКБМ им. Африкантова» внедрен модуль «Документооборот» в масштабах всего предприятия, почти на 1000 рабочих мест. В то же время на НПО «Искра» внедрение данного модуля пока не началось. Никакой специфики в данном вопросе у «Искры» нет, просто руководство сделало акцент на внедрении производственного модуля и не стало выделять ресурсы на модуль документооборота, внедрением которого, по-видимому, займется в дальнейшем. Точно также не стоит удивляться отсутствию на многих предприятиях внедрения модуля производства. Часто это связано с отсутствием сетевой инфраструктуры в производственных цехах (например, на ООО «ВИЗ-Сталь»), либо отсутствием подготовки конструкторско-технологических данных. Но в любом случае Вы сможете в личном непосредственном контакте с соответствующими руководителями получить информацию о стиле и формах нашей работы с предприятиями и составить свое мнение о возможности построения с нами партнерских отношений.
Организация контакта руководителей фирмы-разработчика с руководством предприятия. После вынесения общего заключения о системе, о круге предприятий-пользователей, а также о компании-разработчике, для дальнейшей работы логично организовать непосредственный контакт руководства фирмы-разработчика с руководителем, курирующим на предприятии данный вопрос. В рамках встречи, кроме непосредственного знакомства руководителей, целесообразно обсудить вопросы готовности предприятия к принятию решения о внедрении системы (финансовый вопрос с учетом реальной стоимости аренды имеет подчиненное значение), а также выбора модели внедрения системы (с преимущественной опорой на собственный персонал или с ориентацией на временную группу внедрения из внешних специалистов, вопросы взаимодействия со службами другие).
Глубокое изучение функционала системы «М-3» применительно к специфике предприятия. В случае принятия решения о начале переговорного процесса мы предлагаем начать более углубленное изучение возможностей системы «М-3» применительно к особенностям и потребностям предприятия. Для этого мы передаем специальный закрытый документ «Технические требования к системе «М-3». По сути, это краткое техническое задание, составленное на систему «М-3». Разумеется, оно не охватывает все вопросы, но описывает главные моменты с соответствующими примерами. Данный документ ориентирован прежде всего на руководителей подразделений - предметных специалистов. Технология работы с ним предполагает раздачу его по модулям соответствующим руководителям служб, после чего они составляют перечень вопросов, ответы на которые они не получили из представленного документа. Эти вопросы пересылаются в компанию, и мы готовим подробный письменный ответ. Если вдруг какие-то функции действительно в системе отсутствуют, мы прямо сообщаем, готовы ли мы их реализовать в рамках исполнения контракта в следующей версии, или предлагаем выполнить за рамками договора как специальные разработки. Таким образом, столь тщательная проработка позволит руководителям предприятия получить уверенность, что руководители профильных служб «в одной лодке» с IT-подразделением.
То есть на данном этапе система изучена настолько, насколько она вообще может быть изучена до внедрения. Если грамотно были поставлены вопросы, то получены четкие официальные ответы, и более того они могут стать отдельным приложением к договору, что гарантирует их соответствие реальной действительности. Строго говоря, на этом этапе при обоюдном согласии и при положительном ходе переговоров есть все основании принимать решение о заключении договора.
Однако в нашей реальной практике большинство предприятий придают большое значение чисто личным контактам. По сути это не дает никакой дополнительной информации ни о системе, ни о технологиях внедрения, ни об услугах компании. Но это имеет свою психологическую природу, является своего рода обычаем нашего делового оборота, и с ним также нужно тоже считаться.
Непосредственный контакт с компанией-разработчиком и демонстрация системы наиболее полно реализуется через участие в бесплатных семинарах, проводимых нами в г. Москве ежеквартально. На данных семинарах Вы сможете встретиться с ведущими специалистами по всем модулям системы и обсудить все вопросы, а также увидеть систему в действии. Также возможна организация специальных встреч в заранее оговоренное время.
Платные семинары. Если руководство Вашего предприятия хочет посмотреть на «живые» экраны системы «М-3» (хотя, по нашему мнению, никакой ценной технической информации это не несет), то возможна организация платных семинаров с участием ведущих специалистов компании. Стоимость проведения такого семинара на предприятии составляет 30.000 рублей + оплата проезда и проживания. Однако, нам кажется, что гораздо более дешевым и оперативным является проведение телеконференций по применяемой нами удаленной технологии, когда мы транслируем экраны и голос нашего специалиста по сети Интернет. Мы неоднократно проводили подобные семинары, и, на наш взгляд, они являются весьма эффективными, поскольку позволяют провести семинар в несколько этапов по отдельным контурам для различных групп специалистов. Стоимость проведения удаленного семинара – 10.000 рублей, его организация займет не более недели.
Проведение телеконференции позволит:
провести презентацию в максимально расширенном составе с обеих сторон, в том числе и с участием высшего менеджмента, что в принципе невозможно в рамках очной демонстрации системы одним-двумя сотрудниками отдела продаж;
за один раз получить максимум информации о продукте и компании-разработчике, не выезжая за пределы предприятия;
при наличии организационных ограничений провести встречу в два этапа: вначале обсудить финансово-экономический блок системы, а затем производственный с участием соответствующих сотрудников с обеих сторон.
Визит на предприятие, внедрившее и использующее систему «М-3». Важным психологическим моментом при принятии решения о выборе системы является визит на предприятие, уже использующее данную систему в своей работе. В принципе Вы можете договариваться с нашими клиентами самостоятельно на любой стадии переговоров, поскольку их координаты имеются на сайте. Это вполне возможно, если у Вашего предприятия имеются с ними деловые отношения или лично знакомы руководители, либо Ваши контакты вызовут у них интерес. Если же Вы хотите, чтобы Ваш визит на предприятие организовала наша компания, то здесь нами выдвигаются определенные требования, поскольку мы обязаны беречь время наших клиентов. Прежде всего, визит на предприятие может происходить только на последней стадии переговоров, когда ясно, что выбор системы для Вашего предприятия в данный момент действительно актуален, а также Ваши службы уже изучили наши материалы, задали вопросы и получили соответствующие ответы. Кроме того, Вы должны сразу понимать, что в отличие от специалистов нашей компании сотрудники предприятий ориентированы не на демонстрацию возможностей системы, а на ее практическое использование, поэтому в ряде случаев их ответы могут показаться Вам слишком лаконичными. Безусловно, Вы сможете поговорить на предприятиях и с рядовыми пользователями, но это тоже будут достаточно короткие беседы об общем удобстве работы с системой, времени ее освоения, скорости и т.д.
Предлагаемые технологии ориентированы, прежде всего, на экономию Вашего и нашего времени, а также на исключение из переговорного процесса элементов праздного интереса.
С уважением,
Председатель Партнерства
«Российские информационные
технологии в промышленности»
Д.В. Шалюхин
|
